Архівний відділ
 

Перелік ліквідованих установ, документи з особового складу яких зберігаються
в архівному відділі Лозівської міської ради.
 

Начальник архівного відділу Лозівської міської ради:

Шрамко Валентина Євгенівна, тел. (05745) 2-20-03

Адреса:

64602, Харківська обл., м. Лозова, вул. Вердовського, 24.

Графік роботи: з 8 год. до 17 год.

перерва з 12 год. до 13 год.

прийомні дні: вівторок з 8 год. до 17 год.

вихідні дні: субота, неділя.

 ЗАТВЕРДЖЕНО :
                                                       розпорядженням  Лозівського
                                                                    міського голови
                                                                    « 15» червня 2011 р. № _79-од
 

 ПОЛОЖЕННЯ

 про архівний відділ Лозівської міської ради

  
 
1. Архівний відділ міської радиє виконавчим органом міської ради, утворюється за поданням міського голови міською радою, підзвітний і підконтрольний раді , яка його утворила, підпорядкований керуючому справами виконавчого комітету , а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства підконтрольний Державному архіву Харківської області, Державному комітету архівів України в порядку, встановленому законом.
   Положення про архівний відділ Лозівської міської ради розроблено відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради міста республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного значення, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 21 червня 2002 року №49.
 
2. Відділ у своїй діяльності керуєтьсяКонституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішенням Харківської обласної ради, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету,  розпорядженнями міського голови, а також Положенням про архівний відділ міської ради.
      У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується наказами Держкомархіву України, Державного архіву Харківської області.
 
3. Основними завданнями відділу є.
 
 3.1. Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.
3.2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;
3.3. Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.
 
4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань.
 
4.1 Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові цільові програми розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.
4.2 Відділ забезпечує облік, зберігання і охорону:
 -   документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
 -   документів НАФ, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу;
 -   документів особового походження, що надійшли до відділу;
 -   фотодокументів та аудіовізуальних з історії міста;
 -   документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян;
 -   друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково - інформаційної роботи;
 -   облікових документів і довідкового апарату до документів.
4.3 Організовує роботу з внесення документів до НАФ або вилучення  документів з нього фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.
4.4  Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних підрозділів, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.
4.5 Контролює за дорученням Держкомархіву дотримання власниками документів НАФ вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.
4.6 Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів НАФ з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
4.7 Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
4.8 Приймає для зберігання документи НАФ від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об’єднань, згідно описів справ в упорядкованому вигляді.
4.9 Приймає на зберігання архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних  підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників, згідно описів справ в упорядкованому вигляді.
4.10 Перевіряє  роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форми власності з метою здійснення  контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
4.11 Подає міській раді та міському голові пропозиції щодо створення трудового архіву для централізованого тимчасового  зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належать до НАФ, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності. 
4.12 Інформує міську раду, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про НАФ та архівні установи.
4.13 Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації джерела комплектування відділу та документів НАФ, що належать громадянам, подає належні відомості  державному архіву області.
4.14 Передає за угодою до Державного архіву Харківської області у визначені ними терміни документи НАФ та довідковий апарат до них для постійного зберігання.
4.15 Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів НАФ, що зберігаються у відділі.
4.16 Інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи НАФ для користування фізичним та юридичним особам, публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.
4.17 Видає підприємствам, установам і  організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально – правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб, щодо використання архівної інформації, з дотриманням методики Системи управління якістю .
4.18 Організовує перегляд  в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечує долучення до архівних  документів, на обґрунтовану вимогу фізичних  осіб, письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу. 
4.19 Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
 
5. Відділ має право.
 
5.1 Отримувати від інших виконавчих органів місцевого самоврядування а також від підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і науково – техничного опрацювання документів НАФ та ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики – безоплатно статистичні дані необхідні для виконання покладених на нього завдань.
5.2 Давати у межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів та ведення діловодства.
5.3 Ініціювати подання позову до суду  про позбавлення власника документів НАФ права власності на ці документи, якщо він не забезпечує належної їх збереженості.
5.4 Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів НАФ, що зберігаються у відділі.
5.5 Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження, вивезення за межі України, проведення експертизи цінності цих документів.
5.6 Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.
5.7 Порушувати питання про зупинення діяльності архівних пірозділів, які не забезпечують збереженості документів НАФ.
5.8 Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних підрозділів, користувачів документами НАФ та інших осіб, винних у порушенні законодавства про НАФ та архівні установи, та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів НАФ або уповноваженій ним особі.
5.9 Працівники відділу мають право для виконання покладених на них службових обов’язків відвідувати архівні підрозділи і  діловодні служби підприємств, установ та організацій міста незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно з законодавством спеціально охороняються.
 
6. Відділ у процесівиконанняпокладених на нього завдань взаємодієз іншими виконавчими органами міськоїради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’днаннями громадян.
 
7. Відділ очолюєначальник, який призначається на посаду ізвільняється з посади згідно з законодавством за погодженнямвідповідно  з директором Державного архівуХарківськоїобласті.
 
8. Начальник відділу.
 Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну  відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
 
9. Статус посадових осіб відділувизначається згідно з  Законом України « Про службу в органах місцевого самоврядування».
 
  
10.Експертна комісія.
 10.1. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів, та подання її результатів на розгляд ЕПК  Державного архіву Харківської області, а також інших питань у відділі створюється експертна комісія.
 10.2. Положення та персональний склад експертної комісії затверджується розпорядженням Лозівського міського голови на підставі типового положення .
 
11.Фінансування.
11.1. Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.
11.2. Граничну чисельність та витрати на утримання відділу затверджує
     міська рада.
 
12. Відділ маєсвою печатку, штамп зі своїм найменуванням, які використовуються безпосередньо у межах  повноважень, визначених Положенням про архівний відділ Лозівської міської ради.
 

Номенклатура справ архівного відділу.

Перелік ліквідованих установ, документи з особового складу яких зберігаються
в архівному відділі Лозівської міської ради.