Відділ по забезпеченню діяльності Лозівської міської ради

Начальник  відділу:          Осипа Оксана Володимирівна

Головний спеціаліст відділу: Хатамов Рустам Муроджонович

Контактний телефон:            +38 (057 45) 2-66-71

Електронна пошта:                oov_lmr@ukr.net

м. Лозова, вул. Орджонікідзе, 1, каб. 14

Графік роботи: з 8.00 до 17.00 год.,

перерва з 12.00 до 13.00 год.

Графік прийому: щодня з 8.00 до 17.00, обідня перерва з 12.00 до 13.00

         Лозівська міська рада є органом місцевого самоврядування, що представляє територіальну громаду м. Лозова та здійснює від її імені та в інтересах громади функції і повноваження місцевого самоврядування, визначені Конституцією України та іншими нормативно - правовими актами.

         На підставі Постанови Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 р. N268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади,  органів прокуратури, судів та інших органів» рішенням сесії міської ради від 25.06.2006 року, з метою приведення у відповідність до вимог діючого законодавства назви посад, був створений відділ по забезпеченню діяльності ради .

До повноважень відділу по забезпеченню діяльності ради входять:

• Організація з підготовки та проведення сесій міської ради;
• Повідомлення депутатів, причетних та населення про час і місце проведення сесії міської ради, питання, які передбачається внести на розгляд ради;
• Забезпечення своєчасного доведення рішень ради до виконавців і населення та організація контролю за їх виконанням;
• Організація діяльності постійних та інших комісій ради за дорученням міського голови та секретаря міської ради;
• Сприяння депутатам міської ради у здійсненні їх повноважень;
• Забезпечення зберігання офіційних  документів, пов'язаних з діяльністю міської ради, забезпечення доступу до них осіб, яким це право надано у встановленому порядку;
• Виконання інших доручень міського голови та секретаря міської ради, пов'язаних з діяльністю ради та її виконавчих органів;
• Допомога в організації та проведенні звітів депутатів міської ради перед виборцями.

• ПОЛОЖЕННЯ

  про відділ по забезпеченню діяльності ради

  1.     Загальні положення

        1.1.Це Положення визначає основні завдання , функції, права, а також взаємовідносини відділу з іншими відділами , управліннями міської ради та її виконавчих органів.

         1.2.Відділ по забезпеченню діяльності ради (далі – Відділ) є відділом міської ради , створюється і ліквідується рішенням міської ради.

        1.3.Відділ у своїй діяльності підпорядковується міському голові і секретарю міської ради.

        1.4.Структура, штати, це Положення , посадові інструкції працівників відділу затверджується міським головою

        Відділ створюється для організаційно-технічного  забезпечення діяльності ради та надання методично-інформаційних консультацій депутатам міської ради.

  1.4.      Відділ у своїй роботі керується:

  - Конституцією України;

  - Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про державну службу», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про звернення громадян».

  - іншими законами України;

  - постановами Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України;

  - рішеннями обласної   ради,  міської  ради  та розпорядженнями міського голови;

  - Регламентом міської ради;

  - інструкцією з організації та діловодства;

  - цим Положенням;

  - правилами внутрішнього трудового розпорядку.

  1.5.  Діяльність Відділу здійснюється на підставі плану роботи міської ради, плану роботи постійних комісій міської ради плану роботи Відділу та індивідуальних планів роботи працівників Відділу, затверджених секретарем міської ради.

  1.6.  Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, взаємодіє з іншими відділами апарату виконавчого комітету, відділами та управліннями міської ради, засобами масової інформації.

  1.7.    Положення  про   Відділ  затверджується розпорядженням міського голови, внесення будь-яких змін до Положення здійснюється тільки за розпорядженням міського голови.

   

  2.     Структура Відділу

  2.1.    Відділ очолює начальник.

  2.2.  Структура та чисельний склад Відділу затверджується міською радою.

  2.3.    Начальник та працівники   Відділу   призначаються   на   посади та звільняються з посад міським головою з урахуванням вимог чинного законодавства про службу в органах місцевого самоврядування.

  2.4.  Працівники Відділу мають службові посвідчення встановленого зразка.

         2.5.   Працівники Відділу проходять службу, атестуються, включаються до кадрового резерву, складають присягу, підвищують кваліфікацію згідно з вимогами Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та іншими нормативними актами.

   

  3.     Завдання та обов’язки  Відділу

  3.1.   Ведення реєстраційно-облікового діловодства

  -         отримує  та реєструє кореспонденцію на адресу депутатів міської ради та постійних комісій;

  -         доводе зміст  кореспонденції до відома причетних;

  -         готує проекти відповідей на запити та звернення центральних органів влади, обласної ради, облдержадміністрації, підприємств, організацій та громадян.

   

  3.2.    Організація діяльності постійних комісій міської ради

  3.2.1. Готує  проекти  порядку денного засідань постійних комісій.

  3.2.2. Організаційно-технічне та методичне забезпечення роботи комісій:

  -         запрошує на засідання депутатів, заявників, доповідачів;

  -         розробляє проекти рішень;

  -         формує пакет документів для депутатів відповідно до порядку денного засідання комісій;

  -         складає та оформляє протокол засідання комісій.

  3.2.3. Розробляє заходи за підсумками засідань комісії та контроль за їх виконанням.

  3.3.    Організація пленарних  засідань міської ради

  3.3.1. Здійснює організаційно-технічне  забезпечення  підготовки  та   проведення пленарних засідань :

  -         готує проект розпорядження міського голови про скликання сесії міської ради;

  -         забезпечує своєчасну підготовку та узгодження проектів рішень;

  -         формує та відповідає за виготовлення збірника “Матеріали сесії” для депутатів;

  -         передає телефонограми депутатам та запрошеним на пленарне засідання;

  -         готує порядок ведення пленарного засідання;

  -         організовує технічне забезпечення та підготовку залу до пленарного засідання;

  -         надає допомогу під час проведення пленарного засідання;

  -         відповідає за ведення та оформлення протоколу пленарного засідання.

  3.3.2. Узагальнює пропозиції і зауваження, висловлені депутатами на засіданнях ради, направляє їх за дорученням міського голови на розгляд відповідним органам і посадовим особам, забезпечує контроль за виконанням доручень.

  3.3.3. Організовує контроль за виконанням рішень сесій міської ради .

  3.3.4. Відповідає за розсилку рішень міської ради всім причетним.

  3.3.5. Відповідає за публікацію рішень міської ради в ЗМІ.

   

  3.4.    Організує діяльність робочих груп та підготовчих комісії.

  3.4.1. Готує проекти розпоряджень про створення робочих груп, підготовчих комісій.

  3.4.2. Готує порядок денний засідання робочої групи, підготовчої комісії.

  3.4.3.Надає організаційно-технічну  та   методичну  допомогу  в проведенні засідання робочої групи, підготовчої комісії.

  3.4.4. Відповідає за ведення та оформлення протоколузасідань.

         3.4.5. Доводедо відома причетних висновків, рекомендацій робочої групи, підготовчої комісії та забезпечує контроль за їх виконанням.

  3.5.    Робота з депутатами  та громадськістю

  3.5.1. Надаєдопомогудепутатам в організації прийому громадян:

  -         складання графіків прийому громадян депутатами;

  -         опублікування відповідної інформації в ЗМІ;

  -         участь в забезпеченні приміщень для проведення прийому громадян;

  -         участь  в розробці заходів по реалізації депутатських запитів та звернень.

  3.5.2. Надаєдопомогув проведенні звітів перед виборцями:

  -         підготовка проекту рішення про орієнтовні строки звітів депутатів міської ради перед виборцями;

  -         опублікування відповідної інформації в ЗМІ;

  -         забезпечення депутатів інформацією про роботу ради та її виконавчих органів;

  -         складання та оформлення протоколу звітів;

  -         розробка заходів щодо виконання пропозицій, які надійшли під час проведення звітів та контроль за їх виконанням.

  3.5.3. Організовує  проведення семінарів та правового навчання депутатів міської ради.

  3.5.4. Реєструє та контролює виконання депутатських запитів, звернень, листів, запитань.

  3.6.  Організовує громадських слухань(звіт міського голови, обговорення найважливіших питань місцевого значення, розгляд місцевих ініціатив).

  3.6.2.Розробляєзаходищодо проведення громадських слухань:

  -         визначення міста та часу проведення слухання;

  -         підготовка проекту розпорядження міського голови;

  -         розробка плану проведення заходу;

  -         визначення кола запрошених.

  3.6.3.  Здійснює організаційне та методичне забезпечення проведення заходу.

  3.6.4.  Відповідає за складання та оформлення протоколу слухання.

  3.6.5.  Розробляєзаходиза підсумками проведення слухань та контроль за їх виконанням.

  3.7.      Сприяє співпраці з Асоціацією міст України та громад:

  -         отримання інформаційно-довідкового матеріалу щодо вирішення нагальних проблем міста;

  -         надання відповідей на запити регіональних відділень АМУ та громад;

  -         участь у семінарах, нарадах.

  3.8.    Інші функції.

  3.8.1. Розробляє проекти перспективних і поточних планів роботи міської ради та постійних комісій міської ради, вносить їх на розгляд ради і організовує їх виконання.

  3.8.2. Забезпечує наповнення інформаційного стенду “Міська рада інформує”.

  3.8.3.  Бере участь у загальноміських заходах.

  3.8.4.  Веде прийом громадян.

  3.8.5.  Виконує доручення міського голови та секретаря ради.

   

  4.     Права Відділу

  Згідно з основними завданнями Відділ право спроможний:

  4.1. Вимагати від посадових осіб відділів, служб, підприємств, організацій, підпорядкованих міській раді, надання за встановленим порядком інформації, документів, відомостей, звітів та інших даних, які необхідні для ефективного здійснення функцій.

  4.2.  Запрошувати і залучати керівників відділів, служб міської ради, підприємств, установ міста для вирішення питань організаційної роботи і питань, які готуються для розгляду на засіданнях постійних комісій міської ради та на пленарних засіданнях сесій міської ради.

  4.3. Залучати працівників відділів та управлінь міської ради до підготовки питань на засіданнях постійних комісій міської ради та на пленарних засіданнях сесій міської ради.

  4.4.  Замовляти та одержувати нормативні акти, документи, друковані видання, літературу для використання при реалізації завдань і функцій Відділу.

  4.5. Пропонувати заходи організаційного і змістовного характеру, спрямовані на покращення роботи апарату ради.
•  

• НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

   відділу по забезпеченню діяльності ради

                                                                                                

  Індекс справи	Назва структурних підрозділів. Заголовок справа	Кількість  справ	Термін зберігання та номер статті по Переліку		Примітка
  Міська  рада - 04
  04-01	Протоколи сесій міської ради та документи до них.			Постійно, ст.5-а
  04-02	Документи про роботу постійних комісій (протоколи, плани, довідки, інформації та інше).			Постійно, ст.18
  04-03	Статистичні звіти про склад депутатів, постійних комісій та їх роботу.			Постійно, ст.293-а
  04-04	Картки депутатів міської ради.			75 років, ст.513-В